Dagsordener

Hjem
Dagsorden

By- og Kulturudvalget - Dagsorden 28. februar 2012

Knud

By- og Kulturudvalget

Åben

Dagsorden


Tirsdag den 28-02-2012 kl. 08:15

Slottet, Salen, indgang C, 1. sal.


Oversigtsdagsorden: Åben dagsorden


A: Sager til afgørelse i Økonomiudvalg/Byråd

1. Renovering af Boligforeningen Kristiansdal afd. 24, Christmas Møller Kollegium - Tilsagn om offentlig støtte

Åbent - 2012/014369

 

Sagsresumé

Boligforeningen Kristiansdal har fremsendt ansøgning om støtte jf. almenboliglovens § 100 til renovering af afd. 24, Christmas Møller Kollegium.

 

Kollegiet er opført i 1987 og boligerne er uden eget bad og køkken, hvilket i dag betragtes som utidssvarende. Der er desuden oparbejdet et betydeligt vedligeholdelsesmæssigt efterslæb.

 

Kollegiet er beliggende på Landbrugsvej tæt ved de større uddannelsesinstitutioner.

 

Afdelingen foreslås ombygget fra de nuværende 48 kollegieværelser, til 48 1-værelses boliger med eget køkken og bad. Den samlede udgift anslås til 29.515.000 kr.

 

Den offentlige støtte omfatter løbende ydelsesstøtte samt garanti for lånet. Ombygningen finansieres med støttet realkreditlån. Odense Kommune stiller garanti for lånet, samt betaler ydelsesstøtte, der i første år efter ombygningen forventes at udgøre ca. 268.000 kr. Ydelsesstøtten aftrappes herefter løbende over 30 år.

 

Ombygningen forventes gennemført i tre etaper af ca. 6 mdr. varighed. Der ombygges 16 lejemål i hver etape. Der forventes byggestart i august 2012.

Indstilling

By- og Kulturforvaltningen indstiller til udvalget, at byrådet giver tilsagn til støtte efter almenboliglovens § 100 til ombygning af Boligforeningen Kristiansdal afd. 24. Den støtteberettigede anskaffelsessum må maksimalt udgøre 29.515.000 kr.

 

Sagsfremstilling

Forhistorie

Christmas Møller Kollegiet er opført i 1987 med støtte fra Det Borgerlige Byggeselskabs Legat. Kollegiet har sidenhen fungeret som en erhvervsdrivende fond.

Gennem flere år har kollegiet primært været udlejet til udvekslingsstuderende, da det ikke er muligt at tiltrække danske studerende på grund af boligernes beskaffenhed.

Dette forhold, samt den omstændighed at kollegiet har oparbejdet et betydeligt vedligeholdelsesmæssigt efterslæb, gjorde, at kollegiets bestyrelse i slutningen af 2010 begyndte at afsøge mulighederne for offentlig støtte til en renovering.

Da det ikke er muligt at yde offentlig støtte til en erhvervsdrivende fond, søgte bestyrelsen i 2011 om lov til at omdanne kollegiet til en almen boligafdeling i Boligforeningen Kristiansdal. Denne omdannelse blev godkendt af byrådet den 7/6 2011.

Boligforeningen Kristiansdal har efterfølgende udarbejdet forslag til ombygning/renovering.

 

Beskrivelse af bebyggelsen

Kollegiet består af tre grundlæggende identiske bygninger med 16 lejemål i hver. I alt 48 lejemål. Lejemålene deler både køkken og bad.

 

Projektet

Kollegiet foreslås ombygget til 48 ungdomsboliger. Der vil være tale om en total indvendig ombygning, hvor etagedækket føres gennem hele bygningen, der etableres udvendige trapper som adgangsvej til boligerne på første sal. Det samlede boligareal øges dermed fra 1.248 m² til ca. 1.510 m².

 

Økonomi

Projektet finansieres med 100 % realkreditlån. Beboerbetalingen på lånets ydelse udgør 2,15 % af den samlede anskaffelsessum. Forskellen mellem beboerbetalingen og den reelle ydelse på lånet betales af kommunen og staten i forening. Kommunen betaler 20 % og staten 80 %. Beboerbetalingen øges gradvist over tilbagebetalingsperioden i takt med inflationen. Samtidig mindskes ydelsesstøtten.

Efter ombygningen forventes huslejen at udgøre 990 kr./m² pr. år plus forbrugsudgifterne på ca. 207 kr./m².

Økonomi

Odense Kommune skal bidrage med ydelsesstøtte svarende til ca. 268.000 kr. det første år efter ombygningen er afsluttet. Ydelsesstøtten aftrappes herefter løbende over 30 år. Udgiften til ydelsesstøtte afholdelse på budgetramme 2.2.3, hvor der er budgetmæssig dækning for udgiften.

 

Odense Kommune skal garantere for den del af lånet, der har pantesikkerhed ud over 60 % af ejendommens værdi. Garantien belaster ikke kommunens låneramme.

 

Odense Kommune skal indestå for eventuelle underskud på ungdomsboligernes fremtidige drift. Indeståelsen omfatter ikke underskud, som uden risiko for udlejningsvanskeligheder kan afvikles over en kortere årrække.

Bilag

Ingen bilag.

 

2. Ændring af takster for byggesagsgebyr

Åbent - 2012/022866

 

Sagsresumé

I forbindelse med vedtagelse af budget 2012 fastlagde byrådet nye takster for byggesagsbehandling i Odense Kommune. Det har desværre vist sig, at der var fejl i teksten for bygninger i kategori 5 (Øvrigt erhvervs- og etagebyggeri), så de vedtagne gebyrer ikke formelt omhandler nybyggeri.

Det foreslås, at teksten for de fastsatte gebyrer i kategori 5 rettes, så der som tidligere opkræves gebyr for nybyggeri af etageboliger, erhverv.

Indstilling

By- og Kulturforvaltningen indstiller til udvalget, at byrådet godkender ændring af takster for byggesagsgebyr for kategori 5, så der efter byrådets vedtagelse kan opkræves gebyr for nybyggeri.

 

 

 

SAGSFREMSTILLING


Vedtagne gebyrer jf. byrådet budgetvedtagelse 5/10 2011

Byggesagsgebyrerne for 2012 er fastsat efter de udgifter, der gennemsnitlig forventedes brugt til sagsbehandlingen indenfor de enkelte kategorier.

Der opkræves gebyr indenfor disse 5 kategorier: ”Simple konstruktioner”, ”Enfamiliehuse”, ”Industri- og lager samt jordbrugserhvervets avls- og driftsbygninger af begrænset kompleksitet”, ”Andre faste konstruktioner m.v.” og ”Øvrigt erhvervs- og etagebyggeri”.


Ændring af takst for kategori 5
I det indtægtsgrundlag, som taksterne giver for 2012, er der også medregnet gebyr for byggesagsbehandling af nyt byggeri i kategori 5, og der er altid tidligere opkrævet gebyr for nybyggeri. Beklageligvis har der indsneget sig en fejl i takstopgørelse i budget 2012, så nybyggeri ikke fremgår.

Taksten 2012, vedtaget den 5/10 2011

Minimumsgebyr pr. sag

 

2000

Til- og ombygninger pr. m2 (dog mindst minimumsgebyr)
Op til 4000 m2

 

40 kr./ m2

Til- og ombygninger pr. m2
Større end 4000 m2

 

10 kr./ m2

Dispensation pr. stk.

 

1500

Afslag

 

1500


Teksten skulle have været

Minimumsgebyr pr. sag

 

2000

Ny- og tilbygninger pr. m2 (dog mindst minimumsgebyr)
Op til 4000 m2

 

40 kr./ m2

Ny- og tilbygninger større end 4000 m2
Ombygninger pr. m2 *

 

10 kr./ m2

Dispensation pr. stk.

 

1500

Afslag

 

1500


* ved væsentlig anvendelsesændring beregnes gebyr som tilbygningstakst


ØKONOMI


Hvis forslag til rettelse af teksten i takst for nybyggeri ikke vedtages, kan der forventes en mindre indtægt på ca. 2.200.000 kr. i forhold til budget 2012, hvor gebyret ved samme sagsantal og omfang af byggeriet som 2011, forventes at give en indtægt på 2.934.331 kr.


Bilag

Ingen bilag.

 



3. Anlægsstyring i Odense Kommune

Åbent - 2012/020376

 

Sagsresumé

I forbindelse med vedtagelsen af Odense Kommunes budget 2012 blev det besluttet, at der skulle etableres en fælles løbende styring og ledel­sesinformation på anlægsområdet. En ledelsesinformation der blandt andet skulle bestå i kvartalsvise oversigter til Økonomiudvalget og den administrative ledelse og som skulle følges op af samlede halvårlige budgetopfølgninger til Økonomiudvalget.

 

Ligeledes blev det besluttet, at kommunens anlægsopgaver på ejendomsområdet fremadrettet skulle samles i By- og Kulturforvaltningen, samt at det politiske ansvar for gennemførelse af anlægsprojekterne på ejendomsområdet overordnet skulle forankres under By- og Kulturudvalget. En ændring der kan ses i sammenhæng med ønsket om fremadrettet at have en mere klar sammenhæng mellem budgetansvarlig og udførende udvalg og forvaltning.

 

Ovenstående forhold har medført et behov for at tilpasse og præcisere Odense Kommunes retningslinier for styring og gennemførelse af anlægsprojekter. Det hidtidige grundlag består af retningslinierne fra 1997, der har udgjort den overordnede ramme for opgavefordelingen og løsningen af ejendomsområdets anlægsopgaver i Odense Kommune. Disse retningslinier udgår og erstattes af et opdateret og revideret sæt retningslinier, jf. indstillingens bilag.

 

De nye retningslinier fastlægger en række overordnede styringsprincipper, der gælder for alle kommunens anlægsbudgetter og -bevillinger, uanset deres formål, og uanset hvilket udvalg de er placeret under.

 

Med de nye retningslinier etableres en forbedret styring og overvågning af kommunens samlede anlægsprojektportefølje, der dels skaber øget gennemsigtighed på anlægsområdet, dels giver et bedre overblik over såvel de anlægssager der er under forberedelse (pipeline) som de allerede igangsatte projekter.

 

Det samlede overblik giver et billede af anlægsprojekternes tidsmæssige og økonomiske status og fremdrift, og kan endvidere udbygges til også at indeholde en grafisk præsentation, så det - eksempelvis via kommunens hjemmeside – på en enkel måde bliver muligt at danne sig et overblik over kommunens igangværende og planlagte anlægsprojekter.      

 

Herudover er der i retningslinierne særligt fokus på anlægsopgaverne på ejendomsområdet, hvilket skal ses i lyset af, at det politiske bygherreansvar fremadrettet flyttes fra de enkelte fagudvalg til By- og Kulturudvalget. Dette ændrer tillige på ansvars- og opgavefordelingen mellem By- og Kulturforvaltningen og de øvrige forvaltninger, og kommunens byggeprojekter vil fremadrettet skulle planlægges og gennemføres i tæt samarbejde mellem fagforvaltningerne og By- og Kulturforvaltningen.

 

Det vil fortsat være fagudvalgene, der har det faglige og politiske ansvar for kommunens politikker, indsatser og ydelser på fagområderne, og det er også fremadrettet de enkelte fagforvaltninger, der har ansvaret for, at der som input til budgetprocessen udarbejdes forslag til relevante anlægsprojekter indenfor fagudvalgets politikområder.

 

Det politiske og administrative ansvar for ejendomsområdets anlægsopgavers udførelse og økonomi vil fremadrettet påhvile henholdsvis By- og Kulturudvalget og By- og Kulturforvaltningen (som bygherre). Bygherrens ansvar og opgaver er beskrevet i retningslinierne.

 

Endelig beskriver retningslinierne også en række mere tekniske og specifikke regler og rammer for kommunens anlægsstyring, herunder rammerne for aflæggelse af anlægsregnskaber og øvrige forretningsgange for håndtering af anlægsbevillinger, rådighedsbeløb mv., således som de fremgår af kommunens økonomistyringsprincipper. Dermed er alle væsentlige aspekter af kommunens anlægsstyring samlet i et og samme dokument.

 

I 2012 gennemføres første opfølgning pr. 1/6, således at denne kan indgå i budgetprocessen i forhold til budget 2013.

 

De beskrevne ændringer af anlægsstyringen vil medføre et behov for tilretning af ”Principper for Økonomistyring” (det tidligere Kasse- og Regnskabsregulativ).

 

Indstilling

By- og Kulturforvaltningen, Børn- og Ungeforvaltningen, Ældre- og Handicapforvaltningen, Social- og Arbejdsmarkedsforvaltningen og Borgmesterforvaltningen indstiller til By- og Kulturudvalget, Børn- og Ungeudvalget, Ældre- og Handicapudvalget, Socialudvalget, Arbejdsmarkedsudvalget og Økonomiudvalget, at byrådet godkender:

 

  1. Retningslinierne vedrørende anlægsstyring i Odense Kommune.

  2. "Principper for Økonomistyring" tilrettes i overensstemmelse med de ændringer, der er beskrevet i sagsfremstilling, samt i de på sagen vedlagte retningslinier.

 

 

 

Sagsfremstilling

De nye retningslinier for anlægsstyring fastlægger en række nye opfølgnings- og rapporteringsprincipper for alle kommunens anlægsbevillinger.

 

Således lægger retningslinierne blandt andet op til, at der etableres en central løbende styring og ledel­sesinformation på anlægsområdet. Ledelsesinformationen består i kvartalsvise oversigter til den administrative ledelse og Økonomiudvalget. Oversigter hvor der – i lyset af anlægsprojekternes betydning for kommunens samlede økonomi og likviditet – vil være et særligt fokus på korrekt periodisering af anlægsprojekterne.

 

Som supplement til den kvartalsvise ledelsesinformation gennemføres obligatorisk budgetopfølgning for kommunens anlægsprojekter 2 gange om året (pr. 1. februar og 1. august). I de to obligatoriske budgetopfølgninger gøres status på alle besluttede projekter, ligesom der gøres status på det samlede anlægsbudget i forhold til det aktuelle forbrug og det forventede regnskab.

 

Herudover beskriver retningslinierne en række særlige forhold vedrørende anlægsstyringen på ejendomsområdet.

 

I forhold til den fremadrettede ansvars- og rollefordeling på dette område skal følgende fremhæves:

 

 

Budgetprocessen

Det er fortsat fagudvalgene, der har det faglige og politiske ansvar for kommunens politikker, indsatser og ydelser på fagområderne. Det er derfor også fortsat de enkelte fagforvaltninger, der – som input til budgetprocessen - på baggrund af behovsanalyser udarbejder et katalog over forslag til anlægsprojekter indenfor fagudvalgets politikområder.

 

Anlægsprojekterne i forvaltningernes budgetforslag vil i varierende grad være specifikke i forhold til økonomiske, tidsmæssige og tekniske forhold. Forvaltningernes fremlæggelse af ideoplæg og ønsker til mulige anlægsprojekter kan betragtes som det første beslutningsgrundlag for prioritering på anlægsområdet.

 

Beskrivelsen af forslagene samt de økonomiske konsekvenser heraf (samlet anlægssum, periodisering, afledt drift mv.) skal imidlertid ske i tæt samarbejde med By- og Kulturforvaltningen.

 

Af hensyn til at sikre sammenhæng i den samlede anlægsstyring skal By- og Kulturforvaltningen gennemføre en overordnet kvalitetssikring af forslagene, herunder de beløb, der er angivet i forhold til de enkelte anlægsønsker. Den mere grundlæggende kvalitetssikring foretages af By- og Kulturforvaltningen, når der – for de projekter, der politisk prioriteres i budgetprocessen - efterfølgende udarbejdes konkret indstilling om frigivelse af anlægsbevillingen.

 

Fagudvalgenes samlede forslag til anlægsønsker forelægges de enkelte fagudvalg, der prioriterer og fremsender forslagene til nye anlægsprojekter til Økonomiudvalg og byråd som led i budgetprocessen, således som den i øvrigt tilrettelægges i Odense Kommune. 

 

I forbindelse med budgetvedtagelsen tager byrådet stilling til, hvilke af de fremsendte anlægsønsker, der skal prioriteres og indarbejdes i budgettet. Anlægsrammerne afsættes som rådighedsbeløb på de relevante funktioner i By og Kulturudvalgets anlægsramme for det følgende år.

 

 

Igangsættelse af anlægsprojekter

Indstillinger om igangsættelsen af konkrete anlægsprojekter på ejendomsområdet udarbejdes som fællesindstillinger mellem By- og Kulturforvaltningen og de relevante fagforvaltninger, og indstillingerne forelægges såvel By- og Kulturudvalget, de relevante fagudvalg, Økonomiudvalget og byrådet til godkendelse.

 

I visse tilfælde vil byrådet – forud for ovenstående indstilling/beslutningsgrundlag – have fået forelagt en indstilling vedrørende frigivelse af projekteringsmidler mv.

 

Når byrådet har truffet afgørelse om projektet (frigivet anlægsbevillingen), nedsættes et byggeudvalg med repræsentation fra såvel By- og Kulturforvaltningen som den pågældende fagforvaltning. Da ansvaret for byggeriet administrativt påhviler By- og Kulturforvaltningen, udpeges formanden for byggeudvalget herfra.

 

Herudover nedsættes typisk en projektgruppe med deltagelse af repræsentanter fra forvaltningerne, den interne projektleder/byggerådgiver fra By- og Kulturforvaltningen og eventuelt den valgte eksterne bygherrerådgiver.

 

 

Løbende opfølgning på anlægsprojekterne

Anlægsprojekterne på ejendomsområdet er en væsentlig del af den samlede aktivitet og økonomi på anlægsområdet, og ledelsesinformationen vedrørende ejendomsområdets anlægsprojekter er således også en væsentlig del af den samlede ledelsesinformation på anlægsområdet.

 

Ledelsesinformation for anlægsopgaverne på ejendomsområdet udarbejdes af By- og Kulturforvaltningen og vil, som for kommunens øvrige anlægsprojekter, bestå i kvartalsvise oversigter til den administrative ledelse, By- og Kulturudvalget og Økonomiudvalget.

 

Som supplement til den kvartalsvise ledelsesinformation skal der også for ejendomsområdets anlægsopgaver gennemføres en obligatorisk budgetopfølgning to gange om året. I de to obligatoriske budgetopfølgninger gøres status på alle besluttede anlægsprojekter på ejendomsområdet, ligesom der gøres status på det samlede anlægsbudget i forhold til det aktuelle forbrug og det forventede regnskab.

 

By- og Kulturforvaltningen forbereder og udarbejder budgetopfølgningen for ejendomsområdets anlægsopgaver som en samlet sag for igangværende anlægsprojekter og giver en aktuel økonomisk status. At budgetopfølgningen sker som en samlet sag, styrker endvidere grundlaget for en eventuel politisk prioritering på tværs af ejendomsområdets anlægsopgaver. Budgetopfølgningen forelægges By- og Kulturudvalget, Økonomiudvalget og byrådet til godkendelse. Øvrige fagudvalg modtager budgetopfølgningen til orientering.

 

På baggrund af resultatet af budgetopfølgningen kan By- og Kulturforvaltningen ansøge om tillægsbevillinger (positive og negative) til de projekter, hvor der er afvigelser mellem det forventede regnskab og den frigivne anlægsbevilling.  

 

Ansvaret for udarbejdelse af budgetopfølgningerne er hos By- Kulturforvaltningen. Øvrige forvaltninger skal inddrages i forhold til at vurdere behovet for eventuelle omprioriteringer, ligesom forvaltningerne inddrages i forhold til at beskrive konsekvenserne af eventuelle forslag om nødvendige omprioriteringer indenfor anlægsprojekterne. Forvaltningernes ønsker til omprioriteringer (fx som følge af ændrede behov eller ændrede forudsætninger) rejses overfor By- Kulturforvaltningen, som kan indarbejde disse i sagsfremstillingen.

 

I forhold til den fremadrettede ansvars- og rollefordeling mellem fagforvaltningerne og By- og Kulturforvaltningen i anlægsprojekterne, er disse i retningslinierne beskrevet i en overordnet fasemodel:


Modellen tager udgangspunkt i tre faser som tilsammen er opdelt i 6 etaper. Af retningslinierne fremgår, hvilke roller og opgaver fagudvalgene og -forvaltningerne varetager i de forskellige etaper/faser. I de indledende etaper har fagudvalg og fagforvaltninger en væsentlig rolle i forhold til at formulere de faglige input eller krav til anlægsprojekternes udformning og indhold mv., ligesom fagforvaltningerne også har en væsentlig del af ansvaret for at tilrettelægge samarbejdet med brugere mv. 

 

I de senere faser er det By- og Kulturforvaltningen, der har ansvaret i forhold til udførelsen af de besluttede anlægsopgaver, herunder ansvaret i forhold til byggeteknik, -jura, konstruktion, myndighedskrav, overholdelse af økonomi, tid og kvalitet mv.

 

Den samlede anlægsproces – fra vision over program til realisering og færdiggørelse – kan opfattes som et samlet hele, der forudsætter dialog og samarbejde mellem de involverede parter i kortere eller længere perioder igennem hele forløbet.

Økonomi

Finansiering af projektstyringen

I lighed med eksisterende praksis, skal der også ved den fremtidige igangsættelse af anlægsprojekter i Odense Kommune afsættes ressourcer i de enkelte anlægsbevillinger til finansieringen af projektstyringen.

 

Til finansiering af opgaveløsningen for ejendomsområdets byggeopgaver afsættes der fremadrettet en fast procentdel af anlægsbevillingerne til projektstyring jf. kommunens til enhver tid gældende bestemmelser herfor. Administrationsbidraget fastsættes omkostningsbestemt. I forhold til anlægsprojekter opført efter lov om almene boliger fastsættes administrationsbidraget i henhold til de i støttebekendtgørelsen fastsatte procentsatser.

 

De afsatte projektmidler skal primært anvendes til at dække lønudgifter mv. til de projektledere i By- og Kulturforvaltningen, der har ansvaret for gennemførelsen af anlægsprojekterne. Derudover skal en mindre del - svarende til i alt ca. 1 mio. kr. årligt – anvendes til dække de nye arbejdsopgaver i By- og Kulturforvaltningen og Borgmesterforvaltningen, som retningsliniernes krav til den løbende styring og ledel­sesinformation på anlægsområdet afstedkommer.

Bilag

1. Retningslinier for anlægsstyring (Anlægsstyring_2012_Odense_Kommune_080112_endelig.pdf)

 

 

 

4. Forslag til prioritering af anlægsmidler under Børn- og Ungeforvaltningens "kvalitetsfondsmidler"

Åbent - 2012/012760

 

Sagsresumé

Med virkning fra 2012 har byrådet besluttet, at ansvaret for alle anlægsrammer indenfor kvalitetsfondsområdet er placeret i By- og Kulturforvaltningen.

 

For så vidt angår de anlægssager der vedrører Børn- og Ungeudvalget er der aftalt en procedure mellem By- og Kulturforvaltningen og Børn- og Ungeforvaltningen, der betyder, at Børn- og Ungeudvalget skal foretage en prioritering af anlægsønskerne, samt søge bevillingerne frigivet i samarbejde med By- og Kulturforvaltningen, så arbejdet i år hurtigst muligt kan igangsættes. I sagen redegøres for nye kvalitetsfondsmidler i budget 2012 samt prioriteringen af disse. 

 

Indstilling

Børn- og Ungeforvaltningen og By- og Kulturforvaltningen indstiller til Børn- og Ungeudvalget og By- og Kulturudvalget, at byrådet godkender:

 

a.      Frigivelse af anlægsbeløb på 71.058.559 kr. under kvalitetsfondsområdet i 2012, som det fremgår af sagsfremstillingen.

 

b.      Der omprioriteres 1.762.441 kr. af den afsatte rådighedsramme bygningsvedligehold til finansiering af skolernes modernisering i 2012.

 

 

 

Sagsfremstilling

I forbindelse med vedtagelsen af budget 2012-2015 blev det besluttet, at anlægsmidler indenfor kvalitetsfondsområdet fremover skal placeres i By- og Kulturforvaltningen, som herefter er den forvaltning, der har det økonomiske og administrative ansvar for bevillingerne, herunder også den endelige prioritering af de forskellige anlægsområder.

 

 

1. Kvalitetsfondsmidler i 2012

Med vedtagelsen af budget 2012, samt efterfølgende korrektioner i forbindelse med budgetopfølgningssagen den 1/10 2011 og omprioritering af anlægsrammer den 7/12 2011, er der på kvalitetsfondsområdet afsat følgende anlægsrammer på kvalitetsfondsområdet:

 

Nye Kvalitetsfondsprojekter (i 1000 kr.)

2012

2013

2014

2015

I alt

Moderniseringsplan, skole

11.638

0

0

0

11.638

Bygningsvedligehold

22.970

8.223

27.895

0

59.088

Styrkelse af IT i folkeskolen

10.000

10.000

10.000

0

30.000

Etablering af kunstgræsbaner

1.750

0

0

0

1.750

Gæsteplejehus Tarup

3.000

0

0

0

3.000

Etablering af ungemiljøer

8.000

0

8.000

0

16.000

Fysiklokaler, Dalum Ungdomsskole

1.500

0

0

0

1.500

Fremtidens legepladser

4.300

4.277

4.277

4.277

17.131

CSV-skolen flytning

2.000

0

0

0

2.000

Tenniscenter, Marienlyst

1.000

10.000

26.500

0

37.500

Børneunivers Spurvelundskolen

4.900

9.250

5.850

0

20.000

Institution J. L. Heibergsvej

0

0

17.550

0

17.550

SUM

71.059

41.750

100.072

4.277

222.057

 

2. Prioritering af anlægsprojekter i 2012

Moderniseringsplan

Med henblik på færdiggørelse af den igangværende moderniseringsplan af skolerne afsættes der kvalitetsfondsmidler til modernisering af de sidste 6 skoler, der endnu ikke er blevet moderniseret. Det vurderes, at der samlet set er et finansieringsbehov på 32 mio. kr. til færdiggørelse af moderniseringsplanen, hvilket fremgår af prioriteringerne i nedenstående tabel.

 

Moderniseringsplan (i 1000 kr.)

2012

2013

2014

2015

I alt

Abildgårdskolen             

2.900

0

0

0

2.900

Ejersløkkeskolen

1.600

5.000

0

0

6.600

Hjalleseskolen

0

1.900

10.000

0

11.900

Holluf Pile Skole

4.200

0

0

0

4.200

Lumby Skole

2.500

0

0

0

2.500

Rasmus Rask Skolen

2.200

0

0

0

2.200

Uforudsete udgifter

0

0

1.700

 0

1.700

SUM

13.400

6.900

11.700rn og Ungeforvaltningen

0

32.000

Der har løbende været afholdt møder mellem By- og Kulturforvaltningen, Byggerådgivningen og Børn- og Ungeforvaltningen med henblik på en prioritering af midlernes anvendelse. I den forbindelse har der været aflagt besøg på de sidste 6 skoler, der ikke er blevet moderniseret. Denne besigtigelse er gennemført med henblik på at få revurderet de forslag, der er anført i de over 10 år gamle ”Torkild Kristensen-rapporter” om skolernes modernisering. Ud fra disse besøg kan Børn- og Ungeforvaltningen anbefale ovenstående prioritering af midlernes anvendelse.

 

Bygningsvedligehold

Ud over færdiggørelse af moderniseringsplanen er der også et fortløbende behov for løbende vedligeholdelse af kommunens bygninger. Til den løbende vedligeholdelse er der udarbejdet en prioriteringsplan, der på baggrund af en risikovurdering prioriterer mellem forskellige vedligeholdelsesbehov.

 

Der er i 2012 afsat 22,9 mio. kr. til bygningsvedligehold. Det samlede beløb i perioden fra 2012 – 2015 udgør 59,1 mio. kr. By- og Kulturforvaltningen prioriterer bygningsvedligeholdelse over årene, afstemt i forhold til de afsatte kvalitetsfondsmidler. Nedenstående ses de kriterier, hvorefter vedligeholdelsen prioriteres.

 

1.      Lovliggørelse af el-installationer, det vil sige både installation af HPFI relæ og lovliggørelse af selve installationerne. Begrundelse: Risiko for usikkerhed for brugerne og for kortslutningsbrande.

 

2.      Sikre bygningerne mod indtrængning af vand fra rørbrud, fra dårlige kloakrør, fra indtrængning af overfladevand. Begrundelse: Risiko for dårligt indeklima på grund af skimmelangreb og nedbrydning af bygningsværdien. Her er fx indarbejdet kommunens risikostyregruppes prioritering vedrørende vand, fx udskiftning af kobberrør primært i daginstitutioner.

 

3.      Akutte arbejder begrundet i fugt og skimmelproblematikker.

 

4.      Nødvendige tillægsarbejder i forbindelse med modernisering af 6 skoler.

 

5.      Sikre bygningerne mod indtrængning af vand fra dårlige tage. Her er der et meget stort investeringsbehov. Der er vurderet de kommunalt ejede bygninger, tag på den eksisterende Korup hal er med i denne prioritering.

 

IT-infrastruktur i folkeskolen

KL og regeringen har i efteråret 2010 udarbejdet en fællesoffentlig digitaliseringsstrategi. I forbindelse mellem regeringen og KL om kommunernes økonomi for 2012 er der afsat en flerårig pulje på i alt 500 mio. kr. til at understøtte udviklingen af blandt andet pædagogiske programmer og digitale læringsformer. Med aftalen forpligter kommunerne sig til, at alle elever frem mod 2014 har adgang til den nødvendige it-infrastruktur, blandt andet i form af stabile og sikre trådløse netværk, opbevaringsmuligheder, strømføring m.m.

 

Digitaliseringsstrategien for Børn- og Ungemiljøerne konkretiserer dette yderligere og der laves to konkrete satsninger:

 

•        Cloud computing

•        At eleverne kan benytte eget udstyr i undervisningen.

 

For at imødegå dette skal der sikres tilstrækkelig trådløs adgang på skolerne, tilstrækkelig adgang til internettet, strøm og opbevaring til elevernes computere. Byrådet har derfor i forbindelse med Budget 2012-15 afsat i alt 30 mio. kr. blandt andet til investering i en effektiv it-infrastruktur på området. Disse tiltag iværksættes med start i 2012 og udrulles frem til 2014, hvor det forventes, at den nødvendige IT-infrastruktur er på plads, så Odense Kommune lever op til kravene i kommuneaftalen.

 

 

3. Finansiering

I 2012 igangsættes næste etape af moderniseringsplanen, her igangsættes moderniseringen på 5 af de sidste 6 skoler, der mangler at blive moderniseret. Udgiften i 2012 til modernisering af de 5 skoler udgør 13.400.000 kr. Der er dog kun af sat midler i moderniseringsplanen for 11.638.559 kr. Det foreslås derfor, at der omprioriteres 1.762.441 kr. fra bygningsvedligehold til finansiering af udgiften til modernisering i 2012. 

 

Da den samlede udgift til færdiggørelse af moderniseringsplanen på folkeskolerne overstiger den afsatte anlægsramme, er det mellem By- og Kulturforvaltningen og Børn- og Ungeforvaltningen aftalt, at en del af midlerne til bygningsvedligehold medfinansierer færdiggørelsen af moderniseringsplanen. Det er således By- og Kulturforvaltningen, der prioriterer moderniseringerne over årene, afstemt i forhold til de afsatte kvalitetsfondsmidler, og under hensyntagen til prioriteringerne i forhold til bygningsvedligehold.

 

4. Frigivelse af anlægsmidler i 2012

Med henblik på at igangsætte anlægsprojekterne på kvalitetsfondsområdet i indeværende år søges følgende anlægsbeløb frigivet i 2012:

 

Frigivelse af anlægsmidler

2012

Moderniseringsplan, skole

11.638.559

Bygningsvedligehold på kvalitetsfondsområdet

22.970.000

Styrkelse af IT i folkeskolen

10.000.000

Børneunivers Spurvelundskolen

4.900.000

Etablering af ungemiljøer

8.000.000

Fysiklokaler, Dalums Ungdomsskoles 10 klasse

1.500.000

Fremtidens legepladser

4.300.000

CSV-skolen flytning

2.000.000

Tenniscenter, Marienlyst

1.000.000

Etablering af kunstgræsbaner

1.750.000

Gæsteplejehus Tarup

3.000.000

SUM

71.058.559

Økonomi

Frigivelsen af rådighedsbeløbet har umiddelbart ingen virkning på kassebeholdningen og udvalgenes servicerammer. 

 

Bilag

Ingen bilag.

 

B: Sager til afgørelse i udvalget


5. Godkendelse af skribent-profil

Åbent - 2011/219135

 

Sagsresumé

By- og Kulturudvalget har 2 gange inviteret en skønlitterær forfatter på ICORNs (International Cities of Refuge Network) kandidatliste til et 2-årigt gæsteophold i Odense Kommune. Begge invitationer har fundet sted med udgangspunkt i en forfatterprofil godkendt af By- og Kulturudvalget 21/9 2010. Begge gæsteophold er blevet aflyst inden de skønlitterære forfatteres ankomst.

 

Med henblik på at øge mulighederne for at invitere en forfulgt person til et 2-årigt gæsteophold i Odense Kommune, foreslås det at udvide forfatterbegrebet således, at det også omfatter skribenter såsom journalister, bloggere, fagbogsforfattere, digtere, essayister, debattører mv.

Indstilling

By- og Kulturforvaltningen indstiller, at udvalget godkender skribentprofil for Odense.

 

Sagsfremstilling

Invitationen af begge forfattere har taget udgangspunkt i den forfatterprofil, By- og Kulturudvalget godkendte 21/9 2010. Forfatterprofilen lægger vægt på at skabe et godt match mellem by og gæst. Forfatterprofilen blev udarbejdet i samarbejde med dele af Odenses kulturelle miljø. Intentionen er blandt andet at øge mulighederne for, at personen kan indgå i faglige og sociale netværk under opholdet i Odense.

 

Den eksisterende forfatterprofil lægger op til, at der skal inviteres en forfatter i traditionel forstand. Andre fribyer har inviteret skribenter til fribyophold med udgangspunkt i en bredere skribentforståelse. De har således inviteret skribenter i form af blandt andet journalister, bloggere, fagbogsforfattere, digtere, essayister, debattører mv. Det bredere skribentbegreb har øget mulighederne for at sammensætte en holdbar kandidatliste til fribyen.

 

På den baggrund har By- og Kulturforvaltningen udarbejdet justeringer til den nuværende profil. Forfatterbegrebet er blevet ændret til det bredere skribentbegreb, ligesom der foreslås formuleringer, som i højere grad udtrykker hensigter frem for forventninger til personen.

 

Skribentprofil for Odense:

  • Odense ønsker at støtte op omkring skribenten gennem byens kulturliv. Det kulturelle miljø har vist interesse for ordningen og vi ønsker at bidrage til et positivt ophold for skribenten. Det anbefales at invitere en skribent, som er aktivt skrivende.
  • Odense ønsker at give skribenten et positivt ophold, socialt, kulturelt og arbejdsmæssigt. Det er hensigtsmæssigt, hvis skribenten har grundlæggende engelskkundskaber, så hun/han kan begå sig på egen hånd i det lokale miljø og det danske samfund. Ligesom grundlæggende engelskkundskaber kan muliggøre samarbejdsrelationer til andre kulturelle aktører.
  • Vi vil give skribenten mulighed for at agere i byens kulturelle liv. Både gennem netværk, men også som deltager i forskellige kulturelle events. Det er hensigtsmæssigt, at skribenten har lyst til at indgå i netværk og sociale sammenhænge.
  • I Odense ønsker vi at promovere fribyordningen, så byens borgere bliver positivt opmærksomme på den. Det vil være hensigtsmæssigt, hvis skribenten er interesseret i at medvirke til at synliggøre fribyordningen offentligt ved fx at deltage ved specielle lejligheder.
  • Odense ønsker også at synliggøre fribyordningens demokratiske perspektiver. Det vil være hensigtsmæssigt, hvis skribenten har lyst til at bidrage hertil. Skribenten forventes at bakke op om fribyordningens demokratiske principper ved at udvise tolerance og favne bredt i politisk og religiøs henseende.
  • Odense indgår i netværk med de øvrige danske fribyer. Det er hensigtsmæssigt, hvis skribenten er indstillet på at indgå i et samarbejde med andre fribyskribenter i Danmark.

Økonomi

Sagen har ingen økonomiske konsekvenser.

Bilag

1. Skribent og forfatterprofil - samligning af ændringer (Skribent og forfatterprofil_2012021008463700.pdf)

 

 

 

6. Invitation af skribent til 2-årigt gæsteophold i fribyen Odense

Åbent - 2012/020107

 

Sagsresumé

By- og Kulturudvalget skal som led i Odenses rolle som friby invitere en skribent til et 2-årigt gæsteophold i Odense Kommune.

 

Skribenten vælges fra en fortrolig kandidatliste, som er udarbejdet af ICORN (International Cities of Refuge Network). Kandidatlisten udleveres på mødet.

Indstilling

By- og Kulturforvaltningen indstiller, at udvalget vælger en person fra ICORNs fortrolige kandidatliste, som inviteres til et 2-årigt gæsteophold i Odense Kommune.

 

 

Sagsfremstilling

ICORN har udarbejdet en fortrolig kandidatliste med personer, som aktuelt er forfulgt i deres hjemland og som vurderes at matche Odense.

 

By- og Kulturudvalget anmodes om at udpege en person på kandidatlisten, som skal inviteres til et 2-årigt gæsteophold i Odense.

 

Når By- og Kulturudvalget har udpeget en skribent, inviterer Odense Kommune personen til Odense. Inden skribenten ankommer til Odense, skal forvaltningen i samarbejde med skribenten udarbejde nødvendige rejsedokumenter ligesom skribenten skal ansøge om opholdstilladelse i Danmark hos udlændingemyndighederne. Når de nødvendige dokumenter og godkendelser er på plads, kan personen rejse til Odense.

 

Fortrolighed

Kandidaterne på ICORNs liste er personligt forfulgte og kan være truet på livet. Af hensyn til de forfulgte skribenters sikkerhed, er Odense Kommune kontraktligt forpligtet til at sikre fuld fortrolighed omkring alle kandidater på listen. Fortrolighed om identiteten på den skribent, som ankommer til Odense, ophører først i det øjeblik, at personen selv ønsker det.

Økonomi

Odense Byråd har afsat 500.000 kr. (2010-niveau) pr. år til fribyordningen.

 

Odense Kommune har på baggrund af ansøgning fået tilsagn om støtte til etablering af ordningen på 300.000 kr. fra Statens Kunstråds Litteraturudvalg.

Bilag

Ingen bilag.

 



7. Internationalt samarbejde, NAG-CITY (NAG, North Atlantic Group)

Åbent - 2012/026968

 

Sagsresumé

By- og Kulturforvaltningen har netop modtaget en invitation fra GEUS (De Nationale Geologiske Undersøgelser for Danmark og Grønland) til at deltage i en workshop i Holland, nærmere bestemt Utrecht, den 16/3 2012. Der efterspørges beslutningstagere på både et politisk niveau samt embedsfolk. GEUS tilbyder Odense Kommune to gratis pladser med rejse og evt. overnatning betalt. Det forventes, at Odense Kommune holder et kortere oplæg på workshoppen.

Baggrunden for invitationen er, at der er ved at blive sat gang i et internationalt samarbejde mellem nordatlantiske geologiske undersøgelsesinstitutter (NAG, North Atlantic Group) og de større byer, som de samarbejder med. Samarbejdet kaldes NAG-CITY. GEUS ønsker, at samarbejde med Odense Kommune og VandCenter Syd, da vi er professionelle og attraktive samarbejdspartnere.

Fokus for samarbejdet og for denne workshop er at udnytte de muligheder, der er tilknyttet undergrunden under byerne. Det er et overset område, som bl.a. rummer mulighed for at bidrage til at øge de vedvarende energikilder (varmelagring, varmepumper, grundvandskøling), afhjælpe klimaproblemerne (nedsivning og forsinkelse af regnvand) og sikre rent drikkevand (oprensning af forurenede grunde og forskellige former for grundvandsbeskyttelse).

Målet med workshoppen er at få præsenteret de muligheder, der ligger i samarbejdet for de deltagende byer, samt at høre hvilke udfordringer byerne har, og som samarbejdet kan være med til at løse for dem. Her ud over er der den generelle vidensdeling mellem byerne. Et ønskeligt mål kunne være, at Odense Kommune sammen med GEUS søger penge til et fælles projekt i NAG-CITY-samarbejdet.

De byer, som deltager i samarbejdet og workshoppen, er Oslo, Utrecht, Odense, Dublin, Glasgow og Hamburg. Der forventes deltagere fra byrådene samt embedsmænd og teknikere. Samarbejdet forventes udbygget til at omfatte Bergen, Randstad (Holland), Aarhus, Cork (Irland) og London.

Der foreligger endnu ikke et endeligt program for workshoppen.

 

Indstilling

By- og Kulturforvaltningen fremsender sagen til udvalget.

 

 

 

 

Sagsfremstilling

Jf. sagsresumé

Økonomi

GEUS betaler deltagelsen for to personer. Deltagere her ud over skal By- og Kulturforvaltningen selv betale for.

 

Bilag

1. Invitation (20120215_Invitation Odense.pdf)
2. foreløbigt program for workshop (NAG-CITY Utrecht Workshop _2012__DraftAgenda.pdf)

 

 

 

C: Sager til drøftelse/forberedelse


8. Ændring af zoneinddelingen i Odense Kommune

Åbent - 2012/018105

 

Sagsresumé

FynBus anbefaler, at Odense Kommune tilslutter sig et forslag om at opdele den nuværende takstzone 10 i 5 underzoner.

FynBus har formelt takstkompetencen, men ønsker at høre Odense Kommune i dette spørgsmål.

Baggrunden for forslaget er et ønske om takstharmonisering og en logisk takstzoneopdeling.

En underopdeling af zone 10 betyder, at ca. 0,3 %, eller ca. 15.000 af rejserne i Odense vil stige i pris. Denne prisstigning vil imidlertid kunne elimineres, hvis kunderne i stedet for kontantbillet anvender KVIKkortet.

For en helt marginal del af kundekredsen – kunder der med forslaget skal anvende et tre-zoners pendlerkort - vil der være tale om en prisstigning. Disse kunder vil også med fordel kunne henvises til brug af KVIKkortet.

By- og Kulturforvaltningen er enig i FynBus’ anbefaling.

Indstilling

By- og Kulturforvaltningen indstiller, at udvalget drøfter sagen.

 

 

Sagsfremstilling

Med henvendelse af 23/1 2012 til Odense Kommune fremsender FynBus høringsmateriale om en justering af den nuværende takstzone 10.

Baggrunden for ændringen skal ses som en forberedelse til et landsdækkende takstzonesystem, og et på sigt landsdækkende billetsystem.

 

FynBus’ bestyrelse har formelt takstkompetencen for den kollektive bustrafik i Odense, men ønsker at høre Odense Kommune, By- og Kulturudvalget i dette spørgsmål.

 

Odense Kommune er med den nuværende taststruktur opdelt i en indre zone 1, og en ydre ringzone 10 til kommunegrænsen.

 

FynBus foreslår selv, at takstzone 10 opdeles i 5 mindre zoner.

 

Det fynske zonesystem er indrettet således, at en rejse gennem Odense med tog og regionalbus afregnes med prisen for kørsel i 3 zoner. Med et landsdækkende zonesystem vil ringzone 10 volde problemer, idet en rejse gennem Odense, fx med tog vil blive takseret til én zone, mod de nuværende tre zoner, hvis ikke zone 10 ændres. Herved vil FynBus og Odense Kommune påføres et indtægtstab.

 

For at imødegå dette, er det nødvendigt at opdele zone 10, så den fremover består af flere særskilte zoner.

 

Denne underopdeling kan principielt foretages på 2 forskellige måder, en udvidelse af zone 1 som model 1, eller en underopdeling af zone 10 i 5 underzoner, som model 2.

 

Konsekvenserne af model 1:

 

-         Alle rejser internt i Odense Kommune vil være i zone 1. Det vil betyde et provenutab for FynBus på 182.000 kr., da mange vil få en billigere rejse.

-         Korte rejser over zonegrænsen vil blive takstmæssigt dyrere end lange rejser internt i zone 1, og zonegrænsen vil derfor opfattes som en toldmur.

-         Billetter, turkort, værdikort og KVIKkort kan udstedes korrekt med ens frem- og tilbagepris, og ikke som det kan forekomme i dag med en uens pris.

-         Prisberegneren på ”www. rejseplan.dk” og FynBus’ egen prisberegner vil vise korrekte priser.

-         Takstzonen kan umiddelbart overføres til ”Rejsekortet”.

 

Konsekvenserne af model 2:

 

-         0,3 % af kunderne i bybusområdet vil få en 3-zoners rejse mod 2 zoner i dag.

-         Billetter, turkort, værdikort og KVIKkort kan udstedes korrekt med ens frem- og tilbagepriser.

-         FynBus’ egen prisberegner vil vise korrekte priser.

-         Kan overføres til ”Rejsekortet”.

 

 

Den principielle forskel i de to modeller er altså, om et provenutab på 182.000 kr. ved indførelse af model 1 skal vælges, eller om 0,3 % af rejser foretaget i Odense Kommune skal prisfordyres.

 

Udover provenutabet ved model 1 opstår også en psykologisk negativ barriereeffekt, som opleves for korte rejser over takstgrænsen.

 

Model 2 vil berøre 0,3 %, eller ca. 15.000 af rejserne i Odense Kommune, der vil opleve en prisstigning.

Disse 0,3 % af rejserne vil opleve en prisstigning på 8 kr. pr. rejse.

Denne prisstigning vil mere end kunne opvejes, såfremt kunden i stedet for en kontantbillet anvender et KVIKkort.

 

For de af rejserne, der afregnes med brug af pendlerkort, vil der imidlertid være en mærkbar prisstigning, fra 358 til 568 kr. Antallet af disse brugere er helt marginalt! Disse kunder vil fremover også med fordel kunne henvises til brug af KVIKkortet.

 

KVIKkortet er gratis at rekvirere.

 

Fynbus anbefaler en indførelse af model 2.

 

Økonomi

Valg af model 1 medfører merudgift på 182.000 kr.

Valg af model 2 er udgiftsneutral.

Bilag

1. Kort om zoneinddeling, nu og efter (Inddeling zone 10, Bilag 1, pdf.pdf)

 

 

 



9. Frikommune 2. ansøgningsrunde - By- og Kulturforvaltningen

Åbent - 2011/197617

 

Sagsresumé

Senest 1/5 2012 i år skal Økonomi- og Indenrigsministeriet modtage Odense Kommunes forslag til nye frikommuneforsøg. Med henblik på at sikre inddragelse og høring af råd og nævn samt efterfølgende behandling i udvalg og byråd, er det nødvendigt allerede nu at drøfte de nye forslag.

 

Indstilling

By- og Kulturforvaltningen indstiller, at udvalget drøfter de foreslåede frikommuneforsøg.

 

 

 

Sagsfremstilling

Odense Kommune fik frikommunestatus i april 2011, og i juni samme år godkendte byrådet en række forslag til frikommuneforsøg, der blev indsendt til ministeriet. Enkelte forslag kunne ministeriet godkende administrativt i december 2011, mens andre venter på, at der bliver udarbejdet bekendtgørelse mv.

 

I november 2011 godkendte udvalget processen for næste forsøgsrunde.

Deadline for indsendelse af forsøg til næste runde til Økonomi- og Indenrigsministeriet er 1/5 2012.

 

Forberedelsesprocessen i forvaltningen har denne gang været en anden end i forbindelse med 1. forsøgsrunde. Stormøde om Ny virkelighed - Ny velfærd har i henholdsvis Natur, Miljø og Trafik og i Plan og Byg inddraget samtlige medarbejdere og kontorchefer, der har arbejdet med gode ideer til en anden opgaveløsning og er kommet med forslag til frikommuneforsøg. Også Kultur og Fællesadministration har arbejdet med Ny virkelighed – Ny velfærd og mulige forsøg, hvor medarbejderne ligeledes har været inddraget.

 

Forslagene har derefter været drøftet i chefgruppen, der har videresendt følgende forslag til drøftelse i direktørgruppen:

 

a.      Mulighed for at grundejere selv kan administrere drift og vedligeholdelse af belysning på private fællesveje.

b.      Anvendelse af administrativt bødeforlæg ved overtrædelse af dele af olietankbekendtgørelsen.

c.      Anmeldeordning til etablering af jordvarmeanlæg

d.      Mere solenergi - Ændret afregningsgrundlag for solcelleanlæg.

e.      Odense Bys Museer: Indgå eksklusive licensaftaler med private erhvervsdrivende - Forretningsudvikling som værktøj til at forebygge tab af kulturarv.

 

By- og Kulturforvaltningen foreslår, at udvalget drøfter forslagene med henblik på stillingtagen til, om forslagene skal sendes i høring.

Økonomi

 

Bilag

1. Bilag a - Private fællesveje (Bilag a -img-2141517-0001.pdf)
3. Bilag c - Jordvarmeanlæg (Bilag c -img-2141507-0001.pdf)
4. Bilag d - Solcelleanlæg (Bilag d -img-2141507-0001.pdf)
5. Bilag e - Eksklusive licensaftaler (Bilag e -img-2100957-0001.pdf)
2. Bilag b - Bødeforlæg - olietankbekendtgørelsen (Bilag b -img-2141506-0001.pdf)

 

 

 

E: Orientering




11. H.C. Andersen Julemarkedet 2011

Evaluering  

Åbent - 2012/004450

 

Orientering

Evaluering af H.C. Andersen Julemarkedet 2011

 

H.C. Andersen Julemarkedet blev afholdt de første to weekender i december – en uge senere end i tidligere år. Dette for at skabe synergi mellem aktiviteterne i byen, og i forhold til Odense Cityforenings julemarked, som ligger den 3. weekend i december. Både handlende, gæster og Odense Cityforening har udtrykt tilfredshed med de nye datoer.

 

Placering af boder

På opfordring fra Fyns Politi, blev det besluttet ikke at afspærre Overgade. I stedet søgtes at skabe en bedre sammenhæng mellem Sortebrødre Torv og Lotzes Have, hvorfor der blev etableret boder i Bangs Boder. Resultatet var et mere sammenhængende marked. Dog er det nødvendigt med endnu flere boder i Bangs Boder, hvis effekten skal være optimal.

 

I den første weekend blev det forsøgt at tiltrække besøgende til Rosenhaven via Rosen Allé. Hestevogne kørte igennem, to boder og en flot historisk karrusel var sat op i haven. Desværre regnede det hele væk denne weekend, og det lykkedes ikke at få folk igennem haven, hvorfor det blev besluttet at fjerne karrusellen og omdirigere hestevognene. Rosenhaven egner sig til aktiviteter, men det vil kræve massiv skiltning.

 

Bryllup i Lotzes Have

I dagene mellem de to weekender henvendte et par sig, der ønskede at blive viet i Lotzes Have. Der blev aftalt en vielse foretaget af By- og Kulturrådmanden foran en stor mængde folk og presse. Et impulsivt, smukt og stemningsfuldt indslag – med et nygift par (nylige tilflyttere til byen), som var meget taknemmelige.

 

Underholdning

En stor del af den traditionelle underholdning på julemarkedet var fornyet i 2011, dog med undtagelse af H.C. Andersen Paraden. Paraden blev dog rykket over på øen ved H.C. Andersen Museet, hvilket havde en god virkning i samspillet med vandet og lysene i haven. Derudover var der en god udsigt til scenen, og spillet kunne nydes helt oppe fra Bangs Boder. Spejlteltet var igen i 2011 placeret på Sortebrødre Torv med underholdning både under og imellem de to weekender. Hestevognskørsel og lirekassespiller hører sig også til på et julemarked, så begge dele var selvfølgelig til stede på årets H.C. Andersen Julemarked. Af nye initiativer kan nævnes deltagelse fra Syddansk Musikkonservatorium og Skuespillerskole, Odense Symfoniorkester, Nørregaards Teater, Thierry Capezzone, Violas Værksted, Fjordens Dag og De Jydske Helte. På institutionsfronten var der godt samarbejde med Fyrtøjet, Odense Bys Museer, Vor Frue Kirke, Odense Centralbibliotek, Arbejdernes Landsbank, Fyns Grafiske Værksted og Julemærkehjemmene.

 

Infotelt

I 2011 blev et infotelt opført for første gang, hvor folk kunne komme ind og deltage i en brugerundersøgelse, købe Til/Fra-kort og plakater, få årets folder og snakke med ansatte fra Kultur. Mange kom forbi og det virkede som om, folk var glade for et sted, hvor de kunne få ansigt på folkene bag julemarkedet, samt give udtryk for deres holdning til det.

 

Markedsføringen

Den generelle markedsføring var tilfredsstillende. Infomedias analyse viser 38 omtaler i de nationale medier svarende til en annonceværdi på 571.285 kr. Det samlede markedsføringsbudget var på 110.000 kr. inklusiv tryksager.

 

H.C. Andersen Julemarkedet fik et nyt design/logo, som blev fint modtaget. Logoet præger forsiden på plakater, postkort samt Til/Fra-kort, som blev solgt i infoteltet til fordel for julemærkehjemmene. Af andre nye initiativer kan nævnes Kulturopråberen, som alle dage gennemtravede både markedsplads og midtby for at annoncere julemarkedet, kæmpebannere og en national plakatkampagne.

 

48.000 julestjerner

I en særlig bod blev der solgt julestjerner, produceret i Svendborg Arresthus og iscenesat af Violas Værksted. Hele overskuddet til Julemærkehjemmene, som desuden havde deres egen bod lige i naboteltet. Som tak for de 48.000 håndflettede julestjerner gav Rock Nalle en eksklusiv koncert i Svendborg Arresthus. Fyens Stiftstidende, Fyens Amtsavis og P4 Fyn dækkede historien med stor interesse.

 

Oversigt over nye initiativer på HC Andersen Julemarkedet 2011:

 

  • Nyt design/logo
  • Nye markedsføringstiltag, som f.x. C-Spot-kampagne, postkort, Til/Fra-kort, kulturopråber, national plakat-kampagne, kæmpebannere i gadebilledet
  • Samarbejde med Arbejdernes Landsbank omkring storbanner og julemarked i p-kælder under Thomas B. Thriges Gade
  • Større fysisk areal anvendt - herunder Bangs Boder og Rosenhaven
  • Flere markedsboder
  • Nyt program i Spejlteltet
  • Fyns Grafiske Værksted holdt åbent under hele julemarkedet
  • Fjordens Dag deltog med bod
  • Rosenhaven er inddraget i Julemarkedet
  • Tegneren Thierry Capezzone (H.C.A. Junior) deltog
  • Samarbejde med Odense Centralbibliotek omkring GPS Skattejagt
  • Vor Frue Kirke deltog alle dage
  • Nørregaards Teaters deltog alle dage
  • Samarbejde med Svendborg Arresthus omkring 48.000 julestjerner
  • Kor og orkester fra Syddansk Musikkonservatorium og Skuespillerskolen
  • Nissejazz i Lotzes Have
  • Samarbejde med Julemærkehjemmene
  • Bedre udnyttelse af Lotzes Have

 

Økonomi

 

H.C. Andersen Julemarkedet 2011 havde udgifter på i alt 1.514.000 kr. I overskrifter kan regnskabet opstilles på følgende måde:

 

Infrastruktur og teknik 655.000 kr.

Leje af spejltelt 116.000 kr.

Kulturaktiviteter 353.000 kr.

Møntergården 217.000 kr.

Markedsføring 110.000 kr.

Diverse 62.000 kr.

 

HC Andersen Julemarkedets eneste indtægtspost er udlejning af boder, som i 2011 androg 125.000 kr.

 

Evaluering og H.C. Andersen Julemarkedet 2012

 

To brugerundersøgelser blev gennemført – én for de besøgende (110 besvarelser) samt én for de involverede bodholdere (44 besvarelser). Hovedkonklusionen fra de to undersøgelser kan drages i spørgsmålet: Har du lyst til at komme igen. For både besøgende og bodholdere gælder, at 95 % ønsker at besøge H.C. Andersen Julemarkedet igen. En anden interessant observation var, at 70 % af de besøgende også bruger resten af Odense midtby i forbindelse med deres besøg. 65 % af gæsterne kommer fra Odense og 88% bruger mellem 0 og 300 kr. på markedet. 79 % af bodholderne er enten meget eller middel tilfredse med deres indtjening. De resterende 21 % har ikke svaret på spørgsmålet.

 

By- og Kulturforvaltningen anbefaler på baggrund af brugerundersøgelserne, samt egne observationer, følgende for H.C. Andersen Julemarkedet 2012:

 

  • H.C. Andersen Julemarkedets profil (1800-tallet) fastholdes og skærpes, samt at der fortsat tages initiativer til udvikling
  • Markedets infrastruktur fastholdes og udvides om nødvendigt
  • Det undersøges, om der er basis for at indkøbe træboder i stedet for telte (kræver anlægsøkonomi)
  • Der oprettes et langsigtet samarbejde med The Charles Dickens Christmas Market i Rochester uden for London
  • Spejlteltets placering analyseres
  • Samarbejde med områdets beboere (via beboerforening), erhvervsdrivende, grøntmarkedet, kulturinstitutioner samt Odense Cityforening udbygges 

Bilag

1. Budget og regnskab (Budget for julemarked 2010_2012020715502200.pdf)

 

 

 

12. Annullering af udbud - vedligehold af boldbaner

Åbent - 2011/212727

 

Orientering

Opsigelse af kontrakt i 2011

By- og Kulturforvaltningen ophævede ultimo 2011 kontrakten med Engbakken om vedligeholdelse af byens boldbaner. Baggrunden var, at Engbakken ikke levede op til kravene i kontrakten. Engbakken var gentagne gange gjort opmærksom på, at kommunen ønskede kravene overholdt, blandt andet med et konkret påkrav, som juridisk betragtes som en advarsel.

 

Det fremgår af ophævelsen, at Engbakken ikke har levet op til kontraktens krav om brug af cylinderklipper, men i stedet har valgt i et større omfang at benytte rotorklipper til opgavens udførelse. Det er forvaltningens vurdering, at der med krav om brug af cylinderklipper opnås den bedst mulige klippekvalitet af boldbanerne.

 

Da entreprenøren efter forvaltningens opfattelse ikke levede op til vilkårene i kontrakten, og da entreprenøren til trods for, at mindre vidtgående og dialogprægede tiltag har været forsøgt, ikke rettede op på problemet, besluttede forvaltningen at ophæve kontrakten.

 

Udbud i 2012

Som følge af ophævelsen udarbejdede By- og Kulturforvaltningen derfor et udbudsmateriale med henblik på at gennemføre et udbud den 10/2 2012. Materialet blev offentliggjort primo januar 2012.

 

Det fremgår af materialet, at kommunen ønsker at kunne udelukke bydende, som har begået alvorlige fejl i tidligere entrepriser med kommunen. Der er flere årsager til dette ønske:

 

1)     Det er ikke realistisk, at opgaven kan løses forsvarligt af nogen entreprenører, hvis der indenfor en nærmere defineret periode har været begået alvorlige fejl i entreprisens udførelse. Det er opgaven for vigtig og alvorlig til.

 

2)     I udbudsmaterialet lægges op til et tættere samarbejde med den nye entreprenør ved krav om fælles procesoptimering, krav om dokumentation for samarbejdets kvalitet og krav om kommunikation til klubberne. Det er ikke realistisk at skulle indgå i et tættere samarbejde med nogen, der har begået alvorlige fejl.

 

I ugen op til det planlagte udbud den 10/2 2012 viste det sig, at kommunens eksterne advokat opdagede 2 mindre uoverensstemmelser i udbudsmaterialet. Konkret drejede det sig om:

 

1)     At der var forskel i formuleringen vedrørende punktet om udelukkelse af bydende i den udbudsbekendtgørelse som var offentliggjort inden jul og selve det udbudsmateriale, som blev offentliggjort på kommunens hjemmeside primo januar 2012. Efter drøftelse med kommunens advokat, blev det vurderet, at denne uoverensstemmelse burde rettes.

2)     At der var en upræcis henvisning til AB 92 vedrørende betalingsbetingelser i udbudsmaterialet, som passende kunne rettes ved samme lejlighed, når pkt. 1) under alle omstændigheder skulle rettes.

 

Forvaltningen valgte på den baggrund at annullere udbuddet, hvilket skete torsdag den 9/2 2012. Heri indgik også et hensyn til, at de bydende skal kunne have tiltro til, at udbudsmaterialet er korrekt og i orden. Materialet er grundlaget for mange års fremtidigt samarbejde.

 

Det videre forløb

Mandag den 13/2 2012 er der fremsendt en ny tilrettet udbudsbekendtgørelse og nyt tilrettet udbudsmateriale er offentliggjort på kommunens hjemmeside kort herefter. Der modtages tilbud på opgaven fredag den 9/3 2012 og der planlægges konkret opstart af entreprisen den 1/5 2012.

 

I perioden frem til 1/5 2012 vil boldbanevedligeholdelsen blive varetaget af en række andre entreprenører, som kommunen i uge 7 indgår midlertidige aftaler med, hvorfor forvaltningen forventer, at opgaverne vil kunne løses tilfredsstillende i perioden.

 

Forvaltningen er i tæt dialog med alle interessenterne i sagen.

 

Bilag

Ingen bilag.

 

© 2011 Agerholm Dahl